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前言导读

贸易企业拥有大量的商业秘密,涉及许多的经营信息,包括最核心的客户信息、订单、出口售价,以及供货来源、销售渠道、产品成本外贸合同与单证、业务往来函电和谈判纪要、公司财务信息等。 这些商业秘密一旦泄露,将会给企业带来很大的经济损失或者负面影响。商密堡根据企业的业务特点、信息化现状和安全需求,选用合适的功能模块,为其提供一个完整的商业秘密保护解决方案。

背景描述

自改革开放以来,贸易行业发展迅速。企业招收了许多的销售、采购人员来保证业务的发展,但同时内部就会面临销售订单飞单、采购职务侵占等问题。 这些事件的发生在不知不觉中给企业带来了巨大的损失。然而此类人员外发需求较大,与客户交流较频繁,上网需求较高。如何在不影响日常工作的前提下,有效地防止订单飞单、职务侵占,防止商业秘密泄露,成了贸易企业管理者的困扰。

需求分析

贸易企业内部大部分是销售、采购人员,掌握着大量企业内部信息,因此重点管控此类人员。

销售人员终端上存储着客户信息、订单信息、出口售价等核心文件,一旦销售人员将文件转移,就有可能导致飞单情况发生, 因此,应对销售人员终端上的文件进行管控,使其不能带走,防止其拍照转发,只能发给指定的客户。

采购人员利用职务上的便利,与供应商内外勾结,做高采购成本,形成职务侵占。为了及时发现、阻止这种情况发生,企业应能对采购人员的行为及终端上的文件和数据进行备份、审查, 可以查看采购过程数据,做到有源可溯,有迹可循,并进一步控制采购将采购信息随意转发、拍照,限制其外发采购信息的渠道和对象。以进一步杜绝、威慑采购职务侵占事件的发生。

另外,个别离职员工离职时,没有遵守职业道德,将长期保存在其工作电脑上的公司客户资料、订单资料等删除,导致公司众多信息丢失,甚至使得企业的很多事情死无对证, 为了减少企业无形资产的流失,需要对企业分布在员工电脑上的资料文件做好备份,以保证护企业资料完整性。

贸易行业解决方案

总部署图

在员工终端上部署文档加密系统,对终端上的敏感文件进行透明加密,使其在内部互通互用,通过非法途径带走不可用。

配合加密网关,统一管理网络边界,保护服务器,杜绝非法访问、非可信访问,对上传文件自动解密,下载文件自动加密。

在员工终端上部署桌面管理系统,启用屏幕水印、打印水印、泄密追踪、删除备份等功能。

文档加密

内部互通互用,外部无法使用

采用透明强制加密策略,指定程序产生的涉密文件自动加密,不改变员工原有工作习惯、加密无感知,加密文件安装加密客户端内部互通互用,加密文件不经解密非法途径泄露在外界不可用。

保护办公、设计、代码文件

对常见的office办公软件、设计软件、代码软件等多种文件类型加密,如:doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、txt、pdf、bmp、gif、jpg、dwg、dwf、dxf等多种文件格式。如有未定义的文件格式,可以自定义添加。

合理外发通道

1.高层有权限的领导可以直接右键解密加密文件后,以明文的方式对外发送文件给合作伙伴,以审计进行行为追溯;

2.普通一般员工没有解密权限,需要通过解密审批,经由部门领导同意后,将明文向外发送给上游客户;

3.对于通过公司对公邮箱发送给业务对象的邮件,通过邮件白名单功能将邮件中携带的附件自动解密;

4.对于公司首次合作或者风险系数较大的下游客户,可以采用将加密文件制作成外发包的方式对外发送,外发包里的加密文件适用于给下游客户,支持只读的模式,同时可以控制外发包的打开密码、次数、天数、是否能够被打印。

保证业务连续性

配合部署加密网关,用户与业务系统之间的数据流量经过加密网关,实现上传解密下载加密,应用服务器内存放的是明文,保证业务的连续性。

泄密追踪

记录聊天内容,防范员工泄密

即时通讯监控,完整记录QQ、微信、Skype、腾讯RTX、钉钉、企业微信等主流即时通讯软件的对话时间、收发双方、对话内容等信息。

记录邮件内容,方便事后追责

记录标准协议邮箱、HTTPS/SSL加密协议邮箱的收发邮件的标题、收件人、发件人、正文、附件等内容。

屏幕/打印水印

防打印、拍照、截图、录屏

公司终端上存在大量的涉密信息,存在公司员工有意无意的使用手机、打印机等设备对涉密信息进行拍照、录屏、打印的情况, 要求做到涉密信息即使被拍照、打印泄露,也带有版权信息、拍照时间、拍照终端、责任人等信息,事后追溯可定责到人;同时具有高度视觉震撼, 一定程度减少通过拍照、摄影、打印等数据泄漏方式。

多种水印格式,灵活配置

支持多种水印形式:包括文字水印、图片水印、点阵水印等;显示的水印信息支持自定义。

删除备份

避免用户错误操作或有意导致的数据丢失

识别用户的删除文件操作,终端进行文件删除操作时自动对被删除的文件进行备份,备份完成后再删除。整个备份过程极快,对系统资源占用极少,用户无感知。

客户收益

1.销售人员

(1)有效控制销售人员行为,降低销售订单飞单、泄露企业商业秘密资料概率。
(2)记录销售订单往来,飞单事件有迹可循。

2.采购人员

(1)有效降低采购职务侵占、经营信息外泄概率。
(2)留存员工行为操作痕迹,方便泄密事件事后审查。
(3)防止员工恶意删除泄密证据,提高泄密事件的追查效率。

3.防止离职员工将公司资料恶意删除,或者私自保留。

4.商密堡技术体系全面保护企业商业秘密数据安全,模块可按需分配,为企业量身定制合适、合理的商业秘密保护整体解决方案。

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